สารบัญ หรือ TOC คือรายการหัวข้อในเอกสาร โดยทั่วไป สารบัญประกอบด้วย เลขหน้าของแต่ละหัวข้อ (ในเอกสารหนึ่งๆ ) หรือลิงค์ไปสู่ section ที่หัวข้อนั้นปรากฏอยู่ (บนเว็บไซด์) คุณสามารถใช้สารบัญเป็นตัวให้ข้อมูลคร่าวๆ แก่ผู้อ่านเกี่ยวกับหัวข้อของคุณ หรือช่วยผู้อ่านหาหน้าเริ่มแรกของเนื้อหาหรือหน้าแรกของ section
ใน Microsoft Word 2002, คุณมีตัวเลือกต่างๆ มากมายในการสร้างสารบัญ คุณสามารถเลือกตำแหน่งที่ใส่สารบัญบนเอกสารหรือเว็บเพจ, เนื้อหาและรูปแบบของแต่ละรายการ, และต้องการให้มีเลขหน้าหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ครูต้องการใช้สารบัญในตารางการสอนหรือเอกสารอบรม เพื่อให้นักเรียนทราบโครงร่างการสอนของวิชานั้นและสามารถหาหัวข้อๆ หนึ่งจากที่ใด นักเรียนอาจต้องใส่สารบัญลงในรายงานค้นคว้าของตัวเอง หรือชั้นเรียนหนึ่งๆ อาจมีเว็บไซด์สำหรับใช้เป็นแหล่งข้อมูลส่วนกลางร่วมกันและติดตามการสั่งการบ้าน ซึ่งการใส่สารบัญลงในโฮมเพจจะช่วยให้หาสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
TOC ในเอกสารประกอบด้วยรายการหัวข้อหรือหัวเรื่อง ตัวนำแท็บ (เส้นตรง เส้นจุด หรือเส้นปะที่จะแทนที่แท็บ) และหมายเลขหน้า โดยสองรายการหลังเป็นตัวเลือก เมื่ออยู่บนเว็บเพจ การเชื่อมโยงหลายมิติหรือที่เรียกว่าไฮเปอร์ลิงค์จะปรากฏแทนหมายเลขหน้า
ตัวอย่างสารบัญ
ข้อมูลในสารบัญแต่ละข้อมูลมีสิ่งหนึ่งที่เรียกว่า ลักษณะ (TOC 1 - TOC 9) ลักษณะเป็นตัวกำหนดการจัดรูปแบบของข้อมูลนั้น เช่น การเยื้องและแบบอักษร ข้อมูลแต่ละข้อมูลของ TOC ยังกำหนดจากระดับของ TOC (1-9) ที่แสดงให้ทราบว่ามีการใช้ลักษณะ TOC ใดสำหรับข้อมูลนั้น คุณสามารถสร้างลักษณะของคุณเองหรือใช้ลักษณะข้อมูล TOC ที่สร้างไว้แล้วในโปรแกรม Word ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างของรูปแบบที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม
การสร้างสารบัญในโปรแกรม Word ประกอบด้วยสองขั้นตอนใหญ่ๆ ขั้นแรก, คุณต้องทำเครื่องหมายข้อความในเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในสารบัญ การทำเครื่องหมายดังกล่าวหมายถึงการระบุข้อความที่คุณต้องการอย่างเจาะจงสำหรับให้ปรากฏเป็นรายการของสารบัญ ข้อความนี้มักเป็นหัวเรื่อง, ชื่อเรื่อง, หรือหัวเรื่องย่อยซึ่งแสดงลำดับของจุดสำคัญ ขั้นที่สอง, คุณต้องทำการแทรกหรืออัพเดทสารบัญจริง ๆ
วิธีทำเครื่องหมายข้อความเพื่อรวมไว้ในสารบัญ
เมื่อคุณแทรกหรืออัพเดทสารบัญ, Word จะทำการทบทวนข้อความที่คุณทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมดในเอกสารนั้น โปรแกรมจะเรียงข้อความที่ถูกทำเครื่องหมายไว้ตามลำดับ, ตรวจสอบระดับชั้นของสารบัญ, และตรวจสอบหมายเลขหน้าของแต่ละรายการ มีวิธีการทำเครื่องหมายข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในสารบัญหลายวิธี คุณอาจใช้ลักษณะหัวเรื่องที่สร้างไว้แล้วในโปรแกรม Word (หัวเรื่อง 1, หัวเรื่อง 2, เป็นต้น), การจัดรูปแบบระดับเค้าร่าง, ลักษณะหัวเรื่องที่คุณกำหนดขึ้นเอง, เขตข้อมูล TC, หรือรูปแบบผสมของวิธีข้างต้น ลองมาศึกษาแต่ละตัวเลือกของวิธีการทำเครื่องหมายข้อความ ดังต่อไปนี้
ลักษณะหัวเรื่องที่สร้างไว้แล้วในโปรแกรม
ลักษณะหัวเรื่องหนึ่งๆ เป็นการผสมผสานตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ เข้าด้วยกัน (เช่น ชนิดตัวอักษร, ขนาด, และ สี) สำหรับใช้กับหัวเรื่องในเอกสารของคุณ โปรแกรม Word 2002 มีลักษณะหัวเรื่องที่สร้างไว้แล้วในโปรแกรมถึง 9 แบบต่างๆ กัน, หัวเรื่อง 1 ถึง หัวเรื่อง 9
การตรวจสอบดูลักษณะของข้อความของคุณทำได้โดย เลือกบางส่วนของเนื้อหาในเอกสารของคุณ แล้วไปที่กล่อง Style บนแถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ ถ้าคุณใช้ลักษณะหัวเรื่องที่สร้างไว้แล้ว แบบใดแบบหนึ่งของโปรแกรมเวิร์ดในการจัดรูปแบบหัวเรื่องที่คุณต้องการให้รวมไว้ในสารบัญ คุณสามารถเลือกระดับชั้นสารบัญ สำหรับแต่ละลักษณะหัวเรื่องจากกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของสารบัญ เพื่อรวมไว้ใน TOC ของคุณ
การจัดรูปแบบระดับเค้าร่าง
การจัดรูปแบบระดับเค้าร่าง คือ การจัดรูปแบบที่คุณสามารถใช้เพื่อกำหนดระดับชั้น (ระดับ 1 - ระดับ 9) ให้กับย่อหน้าในเอกสาร คุณจะมองไม่เห็นการจัดรูปแบบนี้ การใช้การจัดรูปแบบระดับเค้าร่างเป็น ระดับ 1 กับย่อหน้าจะไม่เปลี่ยนแปลงรูปแบบที่มองเห็น (การจัดตำแหน่ง สีของแบบอักษร ฯลฯ) ทุกย่อหน้าในเอกสารล้วนแต่ใช้รูปแบบระดับเค้าร่างด้วยกันทั้งหมด ซึ่งอาจเป็นในลักษณะตัวเนื้อความ (ไม่มีระดับเค้าร่าง) หรือ ระดับ ระดับ 1 ระดับ 2 เช่นนี้)
หลังจากเลือกหัวเรื่องที่ต้องการรวมไว้ใน TOC และเลือกระดับจากกล่องระดับเค้าร่าง คุณสามารถปรับใช้ระดับเค้าร่าง เพื่อทำเครื่องหมายกำกับหัวเรื่อง ที่จะรวมเข้ากับ TOC ของคุณโดยไม่เปลี่ยนรูปลักษณ์ของหัวเรื่อง
หมายเหตุ ลักษณะหัวเรื่องที่สร้างไว้แล้วแต่ละลักษณะมีรูปแบบระดับเค้าร่างที่สอดคล้องกันกำหนดไว้ให้ นั่นคือ หัวเรื่อง 1 มี ระดับ 1 รูปแบบระดับเค้าร่าง หัวเรื่อง 2 มี ระดับ 2 รูปแบบระดับเค้าร่าง เป็นต้น
ลักษณะหัวเรื่องที่คุณกำหนดเอง
ลักษณะหัวเรื่องที่กำหนดเอง คือลักษณะที่คุณกำหนดขึ้นไว้ใช้เอง ถ้าคุณใช้ลักษณะหัวเรื่องที่กำหนดเองไปจัดรูปแบบหัวเรื่องที่ต้องการในสารบัญ, คุณสามารถเลือกระดับชั้นสำหรับลักษณะหัวเรื่องได้จากกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของสารบัญ เพื่อรวมไว้ใน TOC ของคุณ
เขตข้อมูล TC
เขตข้อมูล TC, หรือ table entry field, เป็นรหัสพิเศษที่ถูกกำหนดเป็นอักษร TC อยู่ภายในเครื่องหมายปีกกา, ดังนี้: {TC}. รหัสนี้กำหนดให้โปรแกรม Word ทำการแทรกข้อความที่อยู่ภายในรหัสเข้าไว้ในสารบัญ การรวมข้อความที่อยู่ในส่วนกลางของย่อหน้าเข้าในสารบัญ, คุณสามารถแทรกเขตข้อมูล TC ซึ่งมีข้อความที่คุณต้องการ (ถึงแม้ว่าคุณอาจทำเครื่องหมายบางส่วนของย่อหน้าด้วยลักษณะหัวเรื่อง, Microsoft Word จะรวมข้อความนั้นเข้าในสารบัญได้ก็ต่อเมื่อข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้อยู่ที่ส่วนต้นของย่อหน้าเท่านั้น)
คุณสามารถใช้เขตข้อมูล TC สำหรับจัดรูปแบบจำเพาะให้กับสารบัญ ตัวอย่างเช่น, คุณสามารถใช้เขตข้อมูล TC เพื่อละเว้นหมายเลขหน้าบนบางส่วนของสารบัญโดยการเพิ่ม switch (\) ในเขตข้อมูล TC ของรายการนั้น (ดูต่อใน บันทึกย่อเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายขีดในเขตข้อมูล TC)
ถ้าต้องการทำเครื่องหมายกำกับสารบัญด้วยเขตข้อมูล TC ให้เลือกข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในสารบัญ แล้วจึงกด ALT+SHIFT+O การทำเช่นนี้จะทำให้กล่องโต้ตอบทำเครื่องหมายรายการสารบัญ
เขตข้อมูล TC สำหรับรายการสารบัญ "Sit Amet." เขตข้อมูล TC ถูกจัดรูปแบบให้เป็นข้อความที่ซ่อนไว้
กล่องโต้ตอบ ทำเครื่องหมายรายการสารบัญ{
ในตัวอย่างนี้, ผู้ใช้เลือกข้อความ "Sit Amet" แล้วแสดงกล่องโต้ตอบ ทำเครื่องหมายรายการสารบัญ ตัวเลือกที่เลือกไว้แสดงว่ารายการสารบัญ "Sit Amet" จะปรากฏในสารบัญเป็นรายการระดับ 3 (จัดรูปแบบด้วยลักษณะหัวเรื่อง 3) ปุ่ม ทำเครื่องหมาย ทำการแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสาร ({TC "Sit Amet" \f C \l "3"} ในตัวอย่างนี้)
เนื่องจากรหัสในเขตข้อมูล TC เป็นเพียงคำสั่งสำหรับโปรแกรม Word, เขตข้อมูล TC จึงถูกจัดรูปแบบให้เป็นข้อความที่ถูกซ่อนไว้ — มันจะไม่ปรากฏบนจอนอกจากจะมีการสั่งให้แสดงข้อความที่ซ่อนไว้, และมันจะไม่ถูกพิมพ์ออกมา (การดูข้อความที่ซ่อนไว้, คลิก แสดง/ซ่อน บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน)
ตัวอย่างข้อมูล TC จำนวน 5 ตัวอย่าง พร้อมระดับ TOC ที่กำหนด ตัวอย่างเช่น {TC "Ipsum" \l 2} ทำเครื่องหมายข้อมูล TOC "Ipsum" ด้วยคำว่า ระดับ-2
ข้อมูลที่ตรงกันเมื่อสร้าง TOC ข้อมูล "Ipsum" ุถูกจัดรูปแบบด้วยลักษณะ TOC 2
บันทึกย่อเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายขีดในเขตข้อมูล TC
เครื่องหมายขีดในเขตข้อมูล TC ที่ปรากฏเป็นเครื่องหมายขีดขวาง (\) จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมลักษณะที่ข้อมูลจะปรากฏในรายการหัวข้อได้เพิ่มเติม เครื่องหมาย \l ควบคุมระดับ TOC ของข้อมูล TC ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูล { TC "Entering Data" \l 4 } แสดงด้วยข้อมูลระดับ-4 และโปรแกรม Microsoft Word ใช้ลักษณะ TOC 4 ที่สร้างขึ้นไว้แล้วกับข้อมูลเดียวกันนี้ที่อยู่ในสารบัญ หากไม่ได้กำหนดระดับใดเป็นการเฉพาะ จะมีการสมมุติให้ใช้ระดับ 1 ในทันที ถ้าต้องการลบหมายเลขหน้าออกจากข้อมูล ให้รวมเครื่องหมาย \n ไว้ในเขตข้อมูล TC สำหรับข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น {TC "Entering Data" \l 4 \n}
ตัวเลือกสำหรับแทรกสารบัญ
แท็บ ตารางสารบัญ ในกล่องโต้ตอบ ดัชนีและตาราง มีตัวเลือกสำหรับการแทรกและจัดรูปแบบสารบัญ เมื่อต้องการใช้งาน:
บนเมนู แทรก ในโปรแกรม Word ให้ชี้ไปที่ Reference
คลิกดัชนีและตาราง และคลิกแท็บ ตารางสารบัญ
ปรับใช้ระดับเค้าร่างได้อย่างรวดเร็ว (แม้กระทั่งในมุมมองอื่นที่ไม่ใช่มุมมองเค้าร่าง)
ปรับปรุงข้อมูลในสารบัญให้เป็นปัจจุบัน
กลับไปยังหน้าสารบัญจากบริเวณใดๆ บนเอกสารที่คุณกำลังใช้งานอยู่
ปุ่ม ปรับปรุง TOC และปุ่ม ไปที่ TOC ใช้ทำงานได้กับสารบัญชุดแรกของเอกสารเท่านั้น และใช้กับสารบัญที่สร้างจากลักษณะที่สร้างไว้แล้วโดยโปรแกรม Word เท่านั้น
ปุ่ม ตัวเลือก แสดงกล่องโต้ตอบตัวเลือกตารางสารบัญและเปิดโอกาสให้คุณเลือกข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ใน TOC (ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณทำเครื่องหมายข้อความในเอกสาร) ตัวเลือกที่คุณเลือก จะระบุวว่า ข้อมูลนั้นถูกทำเครื่องหมายโดยสไตล์เฉพาะ โดยระดับเค้าร่าง ในฐานะเขตข้อมูลของตาราง (เขตข้อมูล TC) หรือโดยการรวมตัวเลือกต่าง ๆ เหล่านี้
หากคุณใช้ลักษณะหัวเรื่องที่มีอยู่กับโปรแกรมนั้นแล้วเพื่อจัดรูปแบบหัวเรื่องที่คุณต้องการรวมไว้ใน TOC ให้ใส่ระดับ TOC (1-9) ที่เหมือนกับระดับหัวเรื่อง (ระดับ TOC 1 สำหรับหัวเรื่อง 1 เช่นนี้ไปเรื่อย ๆ) ในรายการลักษณะที่มีอยู่{
หากคุณใช้ระดับเค้าร่างเพื่อทำเครื่องหมายหัวเรื่อง คุณสามารถเลือกตัวเลือกระดับเค้าร่าง{
หากคุณใช้ลักษณะที่เลือกกำหนดเองเพื่อจัดรูปแบบหัวเรื่องที่คุณต้องการรวมไว้ใน TOC ของคุณ ให้ใส่ระดับ TOC (1-9) สำหรับหัวเรื่องแต่ละรายการที่คุณต้องการไว้ในรายการลักษณะที่มีอยู่{
หากคุณใช้เขตข้อมูล TC เพื่อทำเครื่องหมายข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ใน TOC ของคุณ ให้เลือกกล่อง{
เมื่อคุณแทรก TOC ของคุณแล้ว จำไว้ว่า ปุ่ม แก้ไข บน กล่องโต้ตอบดัชนีและตาราง จะอนุญาตให้คุณเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่อยู่ใน TOC
หมายเหตุ ปุ่ม แก้ไข จะนำมาใช้งานได้ก็ต่อเนื่องได้เลือกจากแม่แบบ ในรายการ รูปแบบ นอกจากนี้, ถ้าคุณเปลี่ยนรูปแบบของลักษณะรายการสารบัญอันหนึ่ง (เช่น TOC 1), เท่ากับว่าคุณได้เปลี่ยนรูปแบบของรายการสารบัญอื่นๆ ในเอกสารที่ใช้ลักษณะรูปแบบเดียวกัน ตัวอย่างเช่น, คุณไม่สามารถทำการแทรกสารบัญอันหนึ่งด้วยลักษณะคลาสสิค, แล้วเพิ่มสารบัญที่สองในเอกสารเดียวกันด้วยลักษณะสมัยใหม่
การเพิ่มสารบัญลงในเว็บเพจ
คุณสามารถสร้างสารบัญสำหรับใช้กับเว็บเพจได้ โดยที่สารบัญนั้นจะแสดงอยู่ในเฟรมเดียวกันกับตัวเนี้อหา (ดังเช่นสารบัญที่ปรากฏอยู่ตอนต้นของบทความนี้) หรืออยู่ในเฟรมแยกต่างหากจากเนื้อหาของเว็บเพจ ซึ่งมีผลให้หน้าสารบัญยังคงแสดงอยู่ ขณะที่คุณกำลังดูเนื้อหาของเว็บเพจในอีกเฟรมหนึ่ง (ดังที่แสดงไว้ข้างล่างนี้)
TOC บนเว็บเพจใช้การเชื่อมโยงหลายมิติหรือไฮเปอร์ลิงค์แทนหมายเลขหน้า: กล่าวคือ TOC แต่ละรายการมักมีข้อความที่เชื่อมโยงกันอยู่ การเชื่อมโยงหรือลิงค์นี้มีประโยชน์หากคุณต้องการสำรวจเว็บเพจอย่างรวดเร็ว และใช้สำหรับดูสรุปเนื้อหาของเว็บเพจ เมื่อคุณสลับมาที่มุมมองเค้าโครงเว็บในเอกสารที่มี TOC รายการ TOC จะแสดงผลเป็นการเชื่อมโยงหลายมิติแทนรายการข้อมูลพร้อมหมายเลขหน้า
ในการแทรกและแสดงสารบัญไว้ในเฟรมเดียวกับส่วนข้อความ ให้ใช้แท็บตารางสารบัญ ในกล่องโต้ตอบ ดัชนีและตาราง ในการแทรกสารบัญไว้ในเฟรมแยกต่างหาก ชี้เมาส์ไปที่ เฟรม บนเมนูรูปแบบและคลิกตารางสารบัญในเฟรม
คุณสามารถกำหนด TOC ในแบบที่คุณต้องการเพื่อให้คุณสร้างในเฟรมโดยใช้คำสั่ง ดัชนีและตาราง (บนเมนู แทรก แท็บ ตารางสารบัญ) อย่างไรก็ดี เฟรมที่ประกอบด้วย TOC ต้องเป็นเฟรมที่ใช้อยู่ในขณะนั้น (กล่าวคือ คุณต้องคลิกภายในเฟรม) เมื่อคุณเลือกกำหนดตามความต้องการ
แป้นพิมพ์ลัดสำหรับใช้สารบัญ
เมื่อคุณแทรก TOC เขตข้อมูล TOC จะถูกเพิ่มลงในเอกสารของคุณ เขตข้อมูลนี้ประกอบด้วย "รหัส" ที่จะแนะนำให้โปรแกรม Word สร้างและแสดงผล TOC ของคุณ เมื่อคุณสลับรหัสเขตข้อมูล (ด้วยการเลือก TOC และกด SHIFT+F9) ุคุณจะสามารถมองเห็นรหัสที่สร้าง TOC ของคุณ
จริง ๆ แล้ว TOC เป็นเขตข้อมูล มีปุ่มวิธีลัดหลายปุ่มที่สามารถนำมาใช้ร่วมกับเขตข้อมูลที่คุณยังสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกับ TOC ของคุณ:
F9 ปรับปรุง TOC ที่เลือกเมื่อคุณปรับปรุงข้อมูลในสารบัญให้เป็นข้อมูลปัจจุบันด้วยการกดปุ่ม F9 หรือด้วยการใช้ปุ่มปรับปรุง TOC แสดงว่า คุณอาจเลือกปรับปรุงหมายเลขหน้าเพียงอย่างเดียวหรือปรับปรุงเนื้อหาทั้งหมดของ TOC หากหมายเลขหน้าสำหรับรายการ TOC เปลี่ยนแปลงไปเพราะคุณได้แก้ไขเอกสาร คุณเพียงแค่ปรับเปลี่ยนหมายเลขเท่านั้น อย่างไรก็ดี หากคุณได้เพิ่ม ย้ายหรือปรับเปลี่ยนข้อความที่ทำเครื่องหมายว่าเป็นรายการ TOC คุณจำเป็นต้องปรับปรุงเนื้อหาทั้งหมดของ TOC
CTRL+SHIFT+F9 ยกเลิกเชื่อมโยง TOC ที่เลือก เนื่องจากโดยแท้จริงแล้ว สารบัญของคุณเป็นเขตข้อมูลรหัส (เขตข้อมูล {TOC}) คุณสามารถยกเลิกการเชื่อมโยงสารบัญของคุณเพื่อทำการแก้ไขภายในตัวสารบัญเองได้อย่างรวดเร็ว (เช่น เมื่อต้องการแก้ไขสารบัญโดยกะทันหันก่อนพิมพ์) อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว คุณไม่ควรปิดกั้นสารบัญจากการถูกปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
SHIFT+F9 สลับระหว่างรหัสเขตข้อมูล TOC ที่เลือก ({TOC}) และผลลัพธ์ที่ได้ (TOC ที่แท้จริง)
ALT+F9 สลับระหว่างการแสดงผลรหัสเขตข้อมูลทั้งหมดในเอกสาร (เช่น {TOC} และ {TC}) และผลลัพธ์ที่ได้ (เช่น TOC ของคุณ)
ALT+SHIFT+O ทำเครื่องหมายเพื่อเลือกส่วนข้อความของเอกสารที่คุณต้องการให้รวมไว้ในสารบัญ ข้อความที่ถูกเลือกจะแสดงไว้ด้วยเครื่องหมายเขตข้อมูล TC
วิธีสร้างและทำงานร่วมกับสารบัญ
ต่อไปนี้คือ หัวข้อวิธีใช้บางหัวข้อจากโปรแกรม Microsoft Word ที่อธิบายวิธีทำงานเฉพาะร่วมกับ TOC ของคุณ
สร้างตารางสารบัญ
ปรับปรุงตารางสารบัญ
เปลี่ยนรูปลักษณ์ของสารบัญ ดัชนี ตารางอำนาจหน้าที่ หรือตารางรูปภาพ
รหัสเขตข้อมูล: เขตข้อมูล TC (ข้อมูลของตารางสารบัญ)
ลบตารางสารบัญ
สร้างสารบัญในเว็บเฟรม
(Q285050) วิธีการ: การใช้ระดับเค้าร่างเพื่อสร้างสารบัญในโปรแกรม Word 2002
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น